Eröffnung der elektronischen Kommunikation mit der Stadt Laufen

Grundsätzliche Richtlinien zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Laufen

Damit wir die Nachrichten und Dokumente bearbeiten können, welche Sie an die Stadt Laufen per E-Mail übermitteln, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP; MIME) entsprechen und in Westeuropa gängige Zeichensätze verwenden.
2. Dateianhänge werden in folgenden Formaten und Versionen akzeptiert: alle Dateien entsprechend dem ISO/IEC 26300 Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) ab Version 1.0, d.h. insbesondere
   
   *.ODT (LibreOffice Textverarbeitung)
   *.ODS (LibreOffice Datenkalkulation)
   *.OTP (LibreOffice Präsentation)
   *.OTG (LibreOffice Grafik)
   *.DOCX (Microsoft Office Word ab Version 2007)
   *.XLSX (Microsoft Office Excel ab Version 2007)
   *.PPTX (Microsoft Office PowerPoint ab Version 2007)
   *.RTF (Rich Text Format, WordPad)
   *.PDF (Portable Document Format ab Version 1.3)
   *.TXT, *.CSV (DOS ASCII-Text, Windows ASCII-Text, UTF8-Text, Unicode-Text)
   *.JPG, *.TIF, *.PNG (Standard Bildformate)
   
   Weitere Formate oder Versionen dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle verwendet werden. In Dateien sämtlicher Formate dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (Makros) enthalten sein. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch, dass veraltete Dateiformate der Microsoft Office Suite (Word: *.DOC, Excel: *.XLS, PowerPoint: *.PPT etc.) aus Sicherheitsgründen nicht mehr übermittelt werden dürfen. Sofern Sie ein Dokument in einem Dateiformat der Microsoft Office Suite übermitteln müssen, verwenden Sie ausschließlich die seit Office 2007 gültigen neuen Dateiformate (Word: *.DOCX, Excel: *.XLSX, PowerPoint: *.PPTX etc.).
3. Dateien in den oben genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme im Dateiumfang verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Laufen nur als nicht selbstentpackende Archive in den Formaten *.ZIP (Winzip) und *.7Z (7-Zip) entgegen.
4. E-Mails dürfen (inklusive deren Anlagen) technisch bedingt nicht mehr als 20 MB (Megabyte) Umfang haben.
5. Aufgrund immer stärkerer Virenverbreitung per E-Mail werden von der Stadtverwaltung geeignete Gegenmaßnahmen ergriffen. E-Mails, die in HTML-Form übermittelt werden und Automatisierungsskripte enthalten, werden aus Sicherheitsgründen generell abgewiesen.
6. Einige Dateierweiterungen sind explizit gesperrt da es sich um Programme handelt, die ungewollt zur Ausführung kommen können (ausführbare Dateien, Programme). Anlassbezogen (z.B. aktuelle Angriffswelle durch Trojaner) können auch weitere Dateien gesperrt werden.
7. Werden Nachrichten, die Skripte und/oder eine der genannten Dateien als Anhang enthalten an die Stadt Laufen geschickt, so werden diese abgewiesen und mit einer entsprechenden Fehlermeldung automatisiert durch Sicherheitssoftware an den Empfänger zurückgesandt.
8. Zur Vermeidung von Spam-Mails verwendet die Stadtverwaltung eine Software zur Identifizierung von unerwünschten E-Mails. Durch diesen Prüfmechanismus können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale als Spam identifiziert wurden. Werden Ihre E-Mails nicht zugestellt, können Sie dieses Problem über unseren Kummerkasten melden.
9. Bitte senden Sie der Stadtverwaltung keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt bzw. heruntergeladen werden muss. Verknüpfungen auf externe Quellen dieser häufig als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden von der Stadtverwaltung aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen.
10. Haben Sie die Kommunikation auf elektronischem Weg eröffnet, geht die Stadtverwaltung davon aus, dass die weitere Kommunikation in der betreffenden Angelegenheit auf diesem Wege abgewickelt werden kann, soweit andere Vorschriften (insbesondere Datenschutzvorschriften) dem nicht entgegenstehen.
11. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Datenübertragung über das Internet - und somit grundsätzlich - ungesichert erfolgt und die übertragenen Daten deshalb von Unbefugten zur Kenntnis genommen und auch verfälscht werden können.
12. Die Stadtverwaltung setzt bislang noch keine flächendeckenden Verfahren für eine zusätzliche Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails ein. Verwenden Sie deswegen für vertrauliche Informationen an die Stadtverwaltung grundsätzlich keine E-Mail-Adressen aus der Rubrik Ansprechpartner. Benutzen Sie diese Adressen bitte für sämtlichen unverschlüsselten Schriftverkehr mit den Sachbearbeitern und Fachbereichen der Stadt Laufen.

Eröffnung von schriftformersetzenden elektronischen Kommunikationswegen

Für viele Verwaltungsverfahren besteht die Erfordernis der Schriftform. In einigen dieser Verfahren ist ein Ersatz der Schriftform auf elektronischem Weg mittels qualifizierter elektronischer Signatur (nach Art. 3a Abs. 2 S. 2 BayVwVfG i.V.m. § 2 Nr. 3 SigG) möglich.

Verwendungshinweise zur signierten bzw. verschlüsselten Kommunikation über das Postfach poststelle@stadtlaufen.de:

Die Stadt Laufen hat das Postfach poststelle@stadtlaufen.de für die Übermittlung von schriftformersetzenden Nachrichten eröffnet und nimmt Anträge und Mitteilungen über diese Adresse an, welche mittels qualifizierter elektronischer Signatur (QES) signiert bzw. vertrauliche Unterlagen verschlüsselt sind oder signierte bzw. verschlüsselte Anhänge im Portable Document Format (PDF) besitzen.

Bitte beachten Sie hierbei, dass die Kommunikation über dieses Postfach nicht grundsätzlich signiert und somit schriftformersetzend oder verschlüsselt erfolgt, sondern von Ihrer Seite eine qualifizierte elektronische Signatur bzw. Verschlüsselung in ihrem eigenen Mailprogramm oder beim Mailanbieter eingerichtet sein muss (Signatur- bzw. Verschlüsselungszertifikat).

Übermittlung von signierten bzw. verschlüsselten Inhalten an das Postfach poststelle@stadtlaufen.de in 4 Schritten:

1. Übermitteln Sie uns vorab Ihren öffentlichen Signatur- bzw. Verschlüsselungsschlüssel per unverschlüsselter Mail an unser Postfach poststelle@stadtlaufen.de. Ohne diesen können wir später Ihre E-Mail nicht verifizieren bzw. entschlüsseln. Bitte senden Sie niemals Ihre privaten Zertifikatsschlüssel!
2. Laden Sie unsere öffentlichen Zertifikatsschlüssel für die Signatur bzw. Verschlüsselung von vertraulichen Informationen an die Adresse poststelle@stadtlaufen.de von dieser Seite herunter:
   Öffentlicher Schlüssel für die Signatur: poststelle@stadtlaufen.de Signaturzertifikat
   Öffentlicher Schlüssel für die Verschlüsselung: poststelle@stadtlaufen.de Verschlüsselungszertifikat
3. Fügen Sie unsere öffentlichen Schlüssel in Ihr Mailprogramm ein und weisen Sie diesen der zu signierenden bzw. verschlüsselnden E-Mail zu. Leider können wir Ihnen hierzu keine Hilfestellung geben, da es eine Vielzahl Mailprogramme gibt und jede Lösung etwas anders funktioniert. Oftmals findet sich eine Hilfestellung im betreffenden Programm bzw. im Internet unter dem Schlagwort "Digitale Identität".
4. Verschlüsseln Sie die E-Mail nun mit Ihrem privaten Signatur- bzw. Verschlüsselungsschlüssel und unserem öffentlichen Signatur- bzw. Verschlüsselungsschlüssel (Zertifikatspaar des Absenders) und versenden Sie die E-Mail an unser Postfach poststelle@stadtlaufen.de.

Wenn uns Ihr öffentlicher Zertifikatsschlüssel vorliegt (Schritt 1) können wir mit diesem sowie unserem eigenen privaten Zertifikatsschlüssel Ihre E-Mail entschlüsseln (Zertifikatspaar des Empfängers), die Inhalte öffnen und Ihren Vorgang entsprechend bearbeiten. Nur so ist gewährleistet, dass Ihre personenbezogenen Daten und Unterlagen gesichert an uns übertragen werden.

Herunterladen des öffentlichen Schlüssels für die Signatur und Verschlüsselung:
poststelle@stadtlaufen.de Signaturzertifikat
poststelle@stadtlaufen.de Verschlüsselungszertifikat

Hinweis zu Zertifikaten aus dem bayerischen Behördennetz

Möglicherweise erhalten Sie Fehlermeldungen, dass die Identität unserer Zertifikate nicht bis zur obersten Ebene vertrauenswürdig geprüft werden kann. Dies liegt daran, dass sämtliche unserer Zertifikate aus dem Behördennetz des Landes Bayern generiert werden. Um die entsprechenden Meldungen zu entfernen bzw. das Vertrauen herstellen zu können müssen Sie nachfolgende zwei Zertifikate in die vertrauenswürdigen Stammzertifizierungsstellen an ihrem Rechner importieren (in der Regel herunterladen, öffnen und den Importvorgang fertigstellen). Beachten Sie hierbei, dass Sie die Gesamtstruktur des bayerischen Behördennetzes als vertrauenswürdigen Herausgeber an Ihrem Rechner bestätigen.

Gegebenenfalls benötigte Stammzertifikate für die nahtlose Verifizierung der Zertifikatskette:
Bayerisches Behördennetz Zertifizierungsstelle
Bayerisches Behördennetz Zertifikatsaussteller (Softtoken)

Zulässigkeit der elektronischen Übermittlung von Dokumenten

Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) - Elektronische Kommunikation

(1) Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.

(2) Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig. Die Schriftform kann auch ersetzt werden

1. durch unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird;
2. bei Anträgen und Anzeigen durch Versendung eines elektronischen Dokuments an die Behörde mit der Versandart nach § 5 Abs. 5 des De-Mail-Gesetzes;
3. bei elektronischen Verwaltungsakten oder sonstigen elektronischen Dokumenten der Behörden durch Versendung einer De-Mail-Nachricht nach § 5 Abs. 5 des De-Mail-Gesetzes, bei der die Bestätigung des akkreditierten Diensteanbieters die erlassende Behörde als Nutzer des De-Mail-Kontos erkennen lässt;
4. durch sonstige sichere Verfahren, die durch Rechtsverordnung der Staatsregierung festgelegt werden, welche den Datenübermittler (Absender der Daten) authentifizieren und die Integrität des elektronisch übermittelten Datensatzes sowie die Barrierefreiheit gewährleisten.

In den Fällen des Satzes 4 Nr. 1 muss bei einer Eingabe über öffentlich zugängliche Netze ein sicherer Identitätsnachweis nach § 18 des Personalausweisgesetzes oder nach § 78 Abs. 5 des Aufenthaltsgesetzes erfolgen.

(3) Ist ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln.

§ 2 Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz - EGovG) - Elektronischer Zugang zur Verwaltung

(1) Jede Behörde ist verpflichtet, auch einen Zugang für die Übermittlung elektronischer Dokumente, auch soweit sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, zu eröffnen.

(2) Jede Behörde des Bundes ist verpflichtet, den elektronischen Zugang zusätzlich durch eine De-Mail-Adresse im Sinne des De-Mail-Gesetzes zu eröffnen, es sei denn, die Behörde des Bundes hat keinen Zugang zu dem zentral für die Bundesverwaltung angebotenen IT-Verfahren, über das De-Mail-Dienste für Bundesbehörden angeboten werden.

(3) Jede Behörde des Bundes ist verpflichtet, in Verwaltungsverfahren, in denen sie die Identität einer Person auf Grund einer Rechtsvorschrift festzustellen hat oder aus anderen Gründen eine Identifizierung für notwendig erachtet, einen elektronischen Identitätsnachweis nach § 18 des Personalausweisgesetzes oder nach § 78 Absatz 5 des Aufenthaltsgesetzes anzubieten.

Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Laufen haben, wenden Sie sich bitte an die E-Mail-Adresse it@stadtlaufen.de.